İşletmeler için yapay zeka ekibi: nedir, nasıl kurulur?

İşletmeler için yapay zeka denince çoğu kişinin aklına hâlâ soru soran, cevap alan bir sohbet penceresi geliyor. Oysa bugün yapay zeka çalışanları bilgisayar başına geçip işi kendileri yapabiliyor ve birkaç tanesi bir araya geldiğinde küçük bir departman gibi çalışıyor. Bu yazıda yapay zeka ekibinin ne olduğunu, hangi rollerden oluştuğunu, ilk ekibinizi nasıl kuracağınızı, kontrolü nasıl elinizde tutacağınızı ve maliyetin nasıl hesaplandığını anlatıyoruz.

Yapay zeka ekibi nedir?#

Yapay zeka ekibi, her biri belirli bir rolü üstlenen birkaç yapay zeka çalışanının ortak bir hedef için birlikte çalışmasıdır. Tek bir çalışan bir görevi baştan sona yürütebilir. Ekip ise büyük bir işi parçalara böler: biri veriyi toplar, biri işler, biri kontrol eder, biri raporlar.

Super Intellect'te satın aldığınız birim bir yapay zeka ekibidir: bir abonelik, bir ekip. Her ücretli ekibin kendine ait bir Windows ortamı vardır, yani platformun sunucusunda ona ayrılmış ayrı bir bilgisayar. Çalışan bu bilgisayarda tarayıcıyı ve programları açar, tıklar, yazar. Excel ve Word'de, e-postada, pazaryeri panellerinde ve muhasebe programlarında bir insan gibi çalışır. Kullanıcı panelinde birkaç saniyede bir yenilenen ekran görüntülerinden ve işlem günlüğünden ne yaptığını takip edersiniz.

Ekip kavramı tam burada devreye giriyor. Aynı abonelikte farklı rollerdeki çalışanlar ekibin bilgisayarında sırayla çalışır. Onları tek bir rolde toplayabilir ya da bir departman gibi organize edebilirsiniz. Abonelik başına üç çalışana kadar öneriyoruz: daha fazlasını da işe alabilirsiniz, ama üçten sonra limitleri genişletmenizi veya bir ekip daha almanızı öneririz. Düşünme kısmını SUPER II modeli üstlenir, yani hangi çalışanı seçerseniz seçin aynı model görevleri planlar ve yürütür.

Yapay zeka çalışanını uzaktan çalışan yeni bir uzman gibi düşünmek en kolayı. Ona işi anlatmanız, erişim vermeniz ve ilk günlerde sonucu kontrol etmeniz gerekir. Farkı şu: yorulmaz, gece ve hafta sonu da çalışır, bir kez yazdığınız kuralı unutmaz.

Chatbot, yapay zeka çalışanı ve yapay zeka ekibi arasındaki fark#

Kavramlar karıştığında yanlış araç seçiliyor. İlk bakışta birbirine benzeyen üç çözüm şöyle ayrılıyor:

Kısaca: chatbot girişte işe yarar, yapay zeka çalışanı cevaptan sonra başlayan işi yapar, yapay zeka ekibi ise bu işin hacmi tek kişiye sığmadığında devreye girer. Teknik tarafı merak ediyorsanız yapay zeka ajanının bilgisayarda nasıl çalıştığını ayrı bir yazıda anlattık.

Türkiye'deki işletmeler için örnek yapay zeka ekipleri#

Hazır talimatlarla gelen roller çalışan kataloğunda duruyor. Aşağıda Türkiye pazarında sık karşılaştığımız üç senaryo var.

E-ticaret ekibi#

Trendyol ve Hepsiburada'da satış yapan bir mağaza için tipik kurulum:

• Pazaryeri yöneticisi ürün kartlarını hazırlar, müşteri sorularına yanıt taslağı yazar, rakip fiyatlarını izler.
• Veri analisti her sabah satış ve iade raporlarını panellerden indirir ve tek tabloda birleştirir.
• Müşteri desteği WhatsApp Web üzerinden gelen sipariş sorularını yanıtlar.

Bu senaryonun ayrıntıları Trendyol otomasyon rehberimizde.

Muhasebe ve finans ekibi#

• Muhasebe asistanı GİB portalından ve özel entegratör panelinden e-Fatura ve e-Arşiv listelerini indirir, Logo veya Mikro kayıtlarıyla karşılaştırır.
• Muhasebe yazılımı operatörü kontrol edilmiş belgeleri programa işler, cari hesap mutabakatlarını hazırlar.

Mali mühür, e-imza ve ödeme gönderimi her zaman insanda kalır. Yapay zeka belgeyi hazırlar ve kontrol eder.

Satış ve ihale ekibi#

• İhale analisti EKAP'taki yeni ilanları tarar, uygun olanların şartnamelerini özetler.
• Dış satış yöneticisi ihracat için potansiyel alıcıları araştırır ve kişiye özel teklif taslakları hazırlar.
• Müşteri temsilcisi gelen talepleri yanıtlar ve CRM'e işler.

İlk yapay zeka ekibinizi kurmak: iki haftalık plan#

Bir ekibi baştan tasarlamaya çalışmak yerine tek bir çalışanla başlayıp onu büyütmek çok daha güvenli. Küçük bir şirkete de büyük bir şirketin tek departmanına da uyan plan:

1. 11. gün. Tekrarlayan, net ve kontrolü kolay bir görev seçin. Bugün bir insanın bu işe ne kadar zaman ayırdığını not edin, yoksa sonra kıyaslayacak bir şeyiniz olmaz.
2. 21. gün. Ücretsiz kaydolun ve katalogdan uygun rolü seçin. Başlangıç planında, görev tarifinizin nasıl anlaşıldığını kart bilgisi vermeden deneyebilirsiniz.
3. 32. gün. Görevi yeni işe başlayan birine anlatır gibi yazın: amaç, veri kaynakları, kurallar, sonucun formatı. Bir iki iyi sonuç örneği ekleyin.
4. 42. gün. Yalnızca gerekli erişimleri verin. Mümkünse çalışan için ayrı kullanıcı hesabı açın.
5. 53-7. gün. Çalışan işi kendisi yürütür ve yalnızca para ve geri alınamaz işlemler için sorar. Ekranı izleyin, talimatı düzeltin. Her düzeltmeyi kelimelerle açıklayın, böylece kurala dönüşür.
6. 68-10. gün. Bir hafta boyunca düzeltme gerekmeyen adımlarda «Bir daha sorma» düğmesine basın. Ödemeler her zaman sizde kalır.
7. 711-14. gün. İkinci bir rol ekleyin ve işi bölün: biri veriyi toplasın, diğeri işlesin. Ekip tam olarak böyle doğar.

Rolleri nasıl bölmeli?#

Bir işi ekibe dağıtırken üç soru sorun. Hangi adımlar birbirinden bağımsız? Hangi adım bir öncekinin çıktısına ihtiyaç duyuyor? Kontrolü kim yapacak? Bağımsız adımlar farklı çalışanlara, kontrol ise ayrı bir çalışana ya da insana verilir. Örneğin büyük bir ürün katalogunu dört çalışan eşit parçalara bölerek güncelleyebilir, beşinci çalışan rastgele seçtiği ürünleri kontrol eder.

Neleri şimdilik insana bırakmalı?#

• Yüz yüze ve telefonla pazarlık. Çalışan hazırlık notunu ve toplantı özetini çıkarır, görüşmeyi siz yaparsınız.
• Hukuki sonucu olan kararlar. Sözleşme, ihtarname veya beyanname taslağını hazırlar, imzayı insan atar.
• Kuralı olmayan işler. Herkes işi kendi bildiği gibi yapıyorsa önce yöntemi netleştirin, yoksa yapay zeka da karmaşayı tekrarlar.

Yapay zeka ekibini nasıl kontrol edersiniz?#

Bir programın e-postanıza ve satıcı panelinize erişmesi doğal olarak endişe yaratır. Bu yüzden kontrol birkaç katmanda kurulur:

• Gözlem. Her çalışanın ekranı kullanıcı panelinde görünür. Ekran görüntüsü birkaç saniyede bir yenilenir, yanında işlem günlüğü durur.
• Yalnızca önemli sorular. Ödemeler, yabancılara giden mesajlar, adınıza paylaşımlar ve silme işlemleri sizin onayınızı bekler. Siz onaylamadan bu işlemler yapılmaz.
• Minimum yetki. Yorumlara cevap veren çalışan banka paneline erişmez.
• İnsan adımları. Captcha çıkarsa çalışan durur ve sizi çağırır. SMS ve iki adımlı doğrulama kodları sorumlu kişiye gelir. e-İmza, mali mühür ve ödeme gönderimi yalnızca insan tarafından yapılır.
• Rapor. Görev bitince çalışan neyi yaptığını, neyin olmadığını ve nerede insana ihtiyaç olduğunu yazar.

Yapay zeka ekibinin maliyeti#

Fiyat ekip başına aylık hesaplanır: bir abonelik, kendi bilgisayarı olan bir ekip demektir. Limitlere takılırsanız genişletme, daha fazlası gerekirse bir ekip daha.

Yıllık ödemede aylık fiyat düşer, tüm ayrıntılar fiyatlar sayfasında.

Yatırımın karşılığını verip vermeyeceğini anlamak için basit bir yöntem var: çalışanın üstleneceği saatleri, bu işi bugün yapan kişinin saatlik maliyetiyle çarpın ve çıkan tutarı çalışan fiyatıyla karşılaştırın. Bir çalışana tek bir küçük görev değil, bütün bir iş alanı verdiğinizde hesap çok daha hızlı lehinize döner.

Nereden başlamalı?#

Süreçleri baştan kurmanıza gerek yok. Ofiste herkesin bıktığı tek bir görev yeterli.

1. 1Çalışan kataloğundan bir rol seçin.
2. 2Ücretsiz kaydolun: kart gerekmez, kurulum yaklaşık 5 dakika sürer.
3. 3Görevi iş sohbetine yazar gibi yazın, bir hafta izleyin, sonra ikinci rolü ekleyin.

Bütün bir departman için hazırlanmış kurgular çözümler sayfasında duruyor. Muhasebe tarafından başlamak isterseniz e-Fatura ve e-Arşiv kontrolü yazımıza göz atın.