ЭШФ мен 1С салыстыру: бухгалтерияға ЖИ-қызметкер

ЭШФ мен 1С деректерін салыстыру Қазақстандағы әр бухгалтерге таныс ай соңындағы жұмыс: esf.gov.kz жүйесіндегі шот-фактуралар 1С-тегі құжаттармен бір тиынға дейін сәйкес келуі керек. Бұл жұмыс зейінді талап етеді, бірақ шығармашылық жоқ: тізімдерді қатар қойып, айырмашылықты іздеу. Сондықтан оны ЖИ-қызметкерге беру тиімді. Төменде оның бухгалтерияда нақты не істейтінін, шекара қай жерде екенін және салыстыруды қалай ұйымдастыру керегін түсіндіреміз.

Ай соңындағы салыстыру неге қиын#

ЭШФ ақпараттық жүйесі мен 1С бір-бірінен бөлек өмір сүреді. Шот-фактуралар әртүрлі жолмен пайда болады: біреуі 1С-тен жүктеледі, біреуі порталда қолмен жасалады, біреуін контрагент жібереді. Нәтижесінде ай соңында мынадай жағдайлар кездеседі:

• 1С-те өткізілген сату бар, ал ЭШФ жазылмаған немесе жіберілмеген;
• жеткізушінің ЭШФ-і келген, бірақ 1С-те түсім жоқ;
• сома немесе ҚҚС бірнеше теңгеге ерекшеленеді;
• контрагенттің БСН-і немесе шарт нөмірі қате;
• шот-фактура кері шақырылған немесе жойылған, ал 1С-те ол әлі тұр.

Мұның бәрін қолмен табу үшін бухгалтер екі тізімді жолма-жол салыстырады. Құжат саны жүзден асса, бұл бірнеше күнге созылады, ал ҚҚС декларациясы мен басқа есептілік мерзімі жақындап қалады.

ЖИ-қызметкер ЭШФ және 1С-пен қалай жұмыс істейді#

Super Intellect платформасындағы әр ақылы ЖИ-қызметкердің өз жеке Windows-ортасы бар: платформа серверіндегі бөлек компьютер, онда браузер, Excel және қажет болса 1С клиенті орнатылады. Қызметкер 1С-ті ашып, есептер мен журналдарды қалыптастырады, Excel-ге жүктейді, кестелерді салыстырады. Мұның бәрі адам сияқты, интерфейс арқылы жасалады: бұл 1С немесе ЭШФ жүйесімен дайын интеграция емес.

ЭШФ ақпараттық жүйесіне кіру ЭЦҚ арқылы жасалады. Сондықтан көп компанияда тәртіп мынадай: жауапты бухгалтер кезеңдегі шот-фактуралар тізілімін жүйеден жүктеп алып, ортақ қалтаға салады, ал ЖИ-қызметкер онымен ары қарай жұмыс істейді. Мұндай бөлу қауіпсіз әрі түсінікті: ЭЦҚ мен құпия сөздер бухгалтерден шықпайды.

Не салыстырылады#

Қызметкер әр шот-фактура бойынша бірнеше өрісті тексереді:

1. 1Контрагенттің БСН-і немесе ЖСН-і.
2. 2Шот-фактураның нөмірі мен күні, айналым күні.
3. 3ҚҚС-сыз сома, ҚҚС сомасы, жалпы сома.
4. 4Шот-фактураның ЭШФ жүйесіндегі мәртебесі.
5. 5Шарт нөмірі мен жеткізу шарттары, егер олар есепте маңызды болса.

Нәтиже қандай болады#

Салыстырудан кейін бухгалтер дайын кестені алады: сәйкес келетін құжаттар бөлек, сәйкессіздіктер түрі бойынша топталған, әр жолда не дұрыс емес екені және не істеу керегі жазылған.

Салыстыру қадамдары#

Тәжірибеде жұмыс мына ретпен жүреді:

1. 1Бухгалтер ЭШФ жүйесінен кезеңдегі тізілімді жүктеп, қалтаға салады.
2. 2ЖИ-қызметкер 1С-ті ашып, сол кезеңге сату және сатып алу бойынша есептерді қалыптастырады.
3. 3Екі кестені бір форматқа келтіреді: бағандар, күн форматы, сомалар.
4. 4Жолма-жол салыстырып, сәйкессіздіктерді түрі бойынша топтайды.
5. 5Қорытынды кестені және қысқа түйіндемені бухгалтерге жібереді.
6. 6Бухгалтер түзетулерді шешеді, ал ЭШФ-ке қол қою мен жіберу оның өзінде қалады.

Алғашқы айда процесті толық қарап шыққан дұрыс. Жеке кабинетте қызметкердің экраны көрінеді: суреттер бірнеше секунд сайын жаңарады, ал әрекеттер журналында қай есепті ашқаны, қай файлды жасағаны жазылады.

Бухгалтерияда тағы не беруге болады#

Салыстыру ЖИ-қызметкерге берілетін жалғыз тапсырма емес. Бухгалтерияда ережемен сипатталатын жұмыс көп:

• Банк үзінділері. Kaspi Pay немесе Halyk Business кабинетінен үзінділерді жүктеп, төлемдерді шоттармен салыстыру. Төлемге қол қою мен оны жіберу адамда.
• Салыстыру актілері. Контрагенттермен салыстыру актілерінің жобасын 1С-тен дайындап, айырмашылықтарды белгілеу.
• Мерзімдер күнтізбесі. ҚҚС декларациясы (300.00 нысаны) және басқа есептілік мерзімдерін алдын ала еске салу.
• Салық төлеушінің кабинеті. cabinet.salyk.kz хабарламаларын тексеруге қол жеткізу берілсе, жаңа хабарламалар туралы бухгалтерге айту.
• Бастапқы құжаттар. Поштаға келген шоттар мен актілерді тізімге жинап, 1С-тегі құжаттармен салыстыру.

Бұл тапсырмалардың әрқайсысында бір ереже сақталады: ЖИ дайындайды және тексереді, ал қол қою, төлеу және есептілікті тапсыру адамда.

Сценарий: ай соңындағы салыстыру қалай өтеді#

Мысал ретінде көтерме саудамен айналысатын шағын компанияны алайық. Айына бірнеше жүз сату және сатып алу құжаты өтеді, бухгалтер біреу. Бұрын салыстыру үшін ол бірнеше кешін құрбан ететін.

ЖИ-қызметкермен тәртіп өзгереді. Айдың басында бухгалтер ЭШФ жүйесінен тізілімді жүктеп, қалтаға салады және чатқа бір жол жазады: «өткен айды салыстыр». Қызметкер 1С-ті ашып, журналдарды қалыптастырады, екі кестені біріктіреді және сол күні кешке нәтижені жібереді. Бухгалтер мыңдаған жолды емес, тек сәйкессіздіктер тізімін қарайды: әр жолда себебі мен ұсынылған әрекет жазылған.

Ары қарай бухгалтер шешім қабылдайды: қай ЭШФ-ті жазу керек, қай контрагентке хат жіберу керек, 1С-те нені түзету керек. Контрагентке хат жобасын да қызметкер дайындай алады, ал жіберу растаудан кейін ғана жасалады. Келесі айда қызметкер өткен айдағы түзетулерді ескереді, себебі әр түсініктеме оның нұсқаулығына ереже болып қосылады.

Бірнеше заңды тұлғасы бар топтарда бір қызметкер әр компанияның салыстыруын кезекпен жасайды, ал нәтижелер бір кестеде жиналады. Бас бухгалтер барлық компания бойынша жағдайды бір жерден көреді және кімге көмек керек екенін бірден түсінеді.

Тауарлармен жұмыс істейтін компанияларда тауарларға ілеспе жүкқұжаттар (ТІЖ) мен ЭШФ жүйесіндегі виртуалды қойма қалдықтарын 1С-пен салыстыруды да осы тәртіппен қосуға болады.

Қауіпсіздік және деректер#

Бухгалтерлік деректер өте сезімтал, сондықтан қызметкерге тапсырмаға қажетті ғана рұқсат беріңіз. 1С-те оған бөлек пайдаланушы ашып, тек оқу құқығын берген жөн. Кіру деректері шифрланған қоймада сақталады. Дербес деректер мен коммерциялық құпияға қатысты Қазақстан заңнамасының талаптарын өзіңіз немесе заңгеріңізбен тексеріңіз. Сыртқа кететін кез келген әрекетті, мысалы контрагентке хат жіберуді, растауға қоюға болады.

Бағасы#

Баға бір ЖИ-команда үшін айына есептеледі: «SUPER II» тарифінде 24 000 ₽ (≈ 126 000 ₸). Бір команда бірнеше компанияның немесе бірнеше бағыттың салыстыруын кезекпен жасай алады. Барлық тарифтер теңгемен тарифтер бетінде.

Неден бастау керек#

Өткен айдың бір тізілімін алып, тегін тіркеліңіз де, салыстыруды сынақ ретінде беріңіз. Бухгалтер көмекшісі және 1С операторы рөлдері каталогта, ал бухгалтерия мен құжаттарға арналған рөлдер жиынтығы шешімдер бөлімінде. Қызметкердің 1С мен браузерде қалай жұмыс істейтінін егжей-тегжейлі білгіңіз келсе, ЖИ компьютерде қалай жұмыс істейді мақаласын оқыңыз.