ИИ-ассистент руководителя: что поручить и как настроить

У руководителя небольшой и средней компании до половины дня уходит не на решения, а на сортировку: письма, чаты, переносы встреч, вопрос «а что мы решили в прошлый раз». ИИ-ассистент руководителя забирает эту часть работы. Разберём, что ему поручить, как поставить задачи и где он спросит вас.

Что умеет ИИ-ассистент руководителя#

SUPER II - Ассистент руководителя в «Супер Интеллект» работает в выделенной Windows-среде. Он открывает вашу почту, календарь, мессенджеры и таблицы так же, как это сделал бы помощник за своим ноутбуком. Вы видите его экран в личном кабинете и в любой момент можете вмешаться.

Основные задачи:

• разбор входящих по срочности: срочно, важно, можно позже;
• черновики ответов в вашем стиле;
• календарь: встречи, переносы, напоминания;
• подготовка к встрече: справка о компании и собеседнике, повестка;
• протокол встречи и контроль поручений;
• подбор билетов и гостиниц по запросу.

Чем это отличается от ассистента в обычном чате? Чат-ассистент отвечает, когда вы его спрашиваете. ИИ-сотрудник работает сам: каждое утро открывает почту, сам ставит встречи и сам напоминает исполнителям о сроках. Об этой разнице подробно в статье ИИ-команда для бизнеса.

Разбор почты и мессенджеров#

Типичная картина: 80 писем за ночь, три рабочих чата в Telegram, личные сообщения в MAX. Важное теряется между рассылками и уведомлениями.

ИИ-ассистент проходит по всем каналам и раскладывает сообщения по правилам, которые вы задали. Например:

1. 1Срочно. Письма от ключевых клиентов, банка, налоговой, юриста. Всё со словами «до конца дня», «претензия», «штраф».
2. 2Важно. Вопросы от руководителей отделов, предложения от партнёров, согласования.
3. 3Можно позже. Рассылки, приглашения на вебинары, уведомления сервисов.

По каждому важному письму ассистент готовит черновик ответа. Сначала черновики будут требовать правок, но после десятка поправок он начинает попадать в ваш тон: коротко или развёрнуто, на «вы» или на «ты» с конкретными людьми.

Календарь и встречи#

Согласование встречи с внешним участником часто занимает пять-шесть писем. ИИ-ассистент берёт эту переписку на себя: предлагает слоты из вашего календаря, учитывает ваши правила и создаёт встречу со ссылкой на Яндекс Телемост.

Правила, которые стоит записать сразу:

• не ставить встречи до 10:00 и после 18:00;
• между встречами минимум 15 минут;
• пятница после обеда без внешних встреч;
• встречи с клиентами из списка A ставить в приоритете, даже если придётся двигать внутренние.

Если встреча переносится, ассистент сам пишет участникам, предлагает новое время и обновляет календарь. Вам приходит только итог: «Встреча с поставщиком перенесена на четверг, 15:00».

Подготовка к встрече и протокол#

Перед важной встречей руководитель обычно тратит полчаса, чтобы вспомнить, кто это и о чём шла речь. Ассистент готовит одностраничную справку заранее:

• кто собеседник, его роль и компания по открытым источникам;
• история переписки и прошлых договорённостей;
• открытые вопросы и цифры, которые могут понадобиться;
• предложенная повестка из 3-5 пунктов.

После встречи вы надиктовываете или пишете ему тезисы, а он оформляет протокол: решения, ответственные, сроки. Протокол уходит участникам встречи, а поручения попадают в таблицу контроля.

Контроль поручений#

Самая недооценённая функция. Поручения раздаются на встречах, в чатах, в коридоре, а потом половина из них тихо умирает.

ИИ-ассистент ведёт единую таблицу поручений в Google Таблицах: кто, что, к какому сроку, статус. За день до срока он напоминает исполнителю, в день срока спрашивает о результате, а просроченное выносит вам в отдельный блок сводки. Если вам удобнее работать с цифрами, к ассистенту можно подключить аналитика данных, который раз в неделю соберёт статистику по отделам. Как ИИ работает с таблицами, разобрано в статье про Excel и Google Таблицы.

Поездки и бытовые задачи#

Командировка из трёх городов за неделю: подобрать рейсы, гостиницы рядом с офисами партнёров, поставить всё в календарь. Ассистент ищет варианты по вашим правилам (время вылета, класс, бюджет на ночь, район) и готовит короткое сравнение.

День руководителя до и после: условный пример#

Цифры ниже не статистика, а расчёт на условном примере. Допустим, руководитель компании на 30 человек ведёт всё сам.

Даже если в вашем случае экономия окажется вдвое меньше, это больше часа в день, который возвращается к работе руководителя: клиентам, команде, стратегии. Как перевести такие часы в деньги и сравнить с ценой ИИ-сотрудника, рассказано в статье сколько стоит ИИ-команда.

Правила для ассистента: пример инструкции#

Качество работы ассистента на 80% зависит от того, насколько подробно вы описали правила. Вот пример инструкции, которую руководитель может написать за 15 минут и потом дополнять:

Я руководитель компании на 30 человек. Пиши от моего имени коротко, на «вы», без смайликов. Коллегам из списка «Команда» можно на «ты». Никогда не соглашайся на встречи и сделки от моего имени без моего подтверждения. Не обсуждай цены и скидки с клиентами: передавай вопрос коммерческому директору. Письма из банка, от юриста и из налоговой всегда помечай как срочные. Рассылки и уведомления сервисов не показывай в сводке, только их количество.

Что стоит включить в свою версию:

• Тон и обращение. С кем на «вы», с кем на «ты», допустимы ли смайлики.
• Границы полномочий. Что ассистент может решить сам, а что только подготовить.
• Список людей. Ключевые клиенты, партнёры, руководители отделов, личные контакты, которые не нужно трогать.
• Формат сводки. Когда присылать, в каком мессенджере, насколько подробно.
• Что делать при сомнении. Лучшая формулировка: «Если не уверен, спроси меня и ничего не отправляй».

Чего не стоит поручать ИИ-ассистенту#

Есть задачи, которые лучше оставить себе или живому помощнику:

1. 1Деликатные разговоры. Увольнение, конфликт с партнёром, личные просьбы. Ассистент может подготовить тезисы, но разговор ваш.
2. 2Решения о деньгах. Согласование платежей, скидок, бюджетов. Ассистент собирает данные и напоминает о сроке, решение принимаете вы.
3. 3Подпись документов. Договоры и письма с юридическими последствиями ассистент готовит и сверяет, а подписывает человек.

Такое разделение снимает главный страх: ассистент берёт на себя подготовку и контроль, а ответственность за решения остаётся у вас.

Как настроить ассистента за неделю#

1. 1День 1. Зарегистрируйтесь и выберите роль «SUPER II - Ассистент руководителя». Для работы с почтой и календарём нужна выделенная Windows-среда: она есть у каждой платной ИИ-команды, на тарифе «SUPER II» это 24 000 ₽ в месяц за команду. Тарифы на странице цен.
2. 2День 1. Дайте доступы: почта, календарь, рабочие чаты. Лучше завести для ассистента отдельный ящик с делегированием, чем отдавать основной пароль.
3. 3День 2. Запишите правила: VIP-отправители, стоп-слова, правила календаря, тон ответов. Приложите пять своих писем как образец стиля.
4. 4Дни 2-4. Включите ежедневную сводку и черновики. Поправляйте и объясняйте, почему.
5. 5Дни 5-7. Подключите календарь и контроль поручений. Письма незнакомым он отправляет после вашего «да»: снимите этот вопрос, когда будете готовы.

Подробнее о том, как хранятся пароли и как ограничить права, читайте в статье про безопасность ИИ-агентов.

ИИ-ассистент руководителя не заменит правую руку, которой вы доверяете деликатные вопросы. Но он снимает с вас почту, календарь и вечное «кто что обещал», а это то самое время, которого руководителю всегда не хватает.