Ausschreibungen finden mit KI: Vergaben schneller prüfen

Öffentliche Ausschreibungen finden kostet viel Zeit: mehrere Portale, unterschiedliche Suchmasken, lange Vergabeunterlagen und knappe Fristen. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt die tägliche Suche, filtert passende Vergaben heraus, fasst die Unterlagen zusammen und bereitet Ihr Angebot vor. Die Entscheidung, ob Sie bieten, und die Abgabe bleiben bei Ihnen. Hier sehen Sie, wie das in der Praxis abläuft.

Wo werden öffentliche Ausschreibungen in Deutschland veröffentlicht?#

Es gibt nicht die eine Plattform. Wer öffentliche Aufträge gewinnen will, muss mehrere Quellen im Blick behalten:

• service.bund.de: zentrale Suche für Ausschreibungen von Bund, Ländern und Kommunen, soweit sie dort gemeldet werden.
• DTVP (Deutsches Vergabeportal): viele kommunale und öffentliche Auftraggeber, Unterlagen nach Registrierung.
• evergabe-online: Vergabeplattform des Bundes.
• Vergabemarktplätze der Länder und Kommunen: jede Region hat eigene Portale und Gewohnheiten.
• TED (Tenders Electronic Daily): EU-weite Bekanntmachungen oberhalb der Schwellenwerte, auch aus Deutschland.

Hinzu kommen Bekanntmachungen auf den Websites einzelner Städte, Hochschulen und Stadtwerke. Manuell bedeutet das jeden Tag mehrere Logins und Suchmasken.

Ausschreibungen finden mit KI: so arbeitet der KI-Mitarbeiter#

Der KI-Mitarbeiter hat eine eigene Windows-Umgebung mit Browser. Er öffnet die Portale wie ein Mensch, gibt Ihre Suchkriterien ein und liest die Treffer. Es gibt keine besondere Anbindung an die Plattformen, er arbeitet einfach in der Oberfläche.

Suchprofil festlegen#

Damit die Suche nicht zur Datenflut wird, braucht der Mitarbeiter ein klares Profil:

• CPV-Codes Ihrer Leistungen
• Regionen oder Entfernung zu Ihrem Standort
• Mindest- und Höchstvolumen, sofern angegeben
• Ausschlusskriterien, etwa Lose, die Sie nie bedienen
• Stichworte und typische Formulierungen Ihrer Branche

Treffer filtern und bewerten#

Zu jedem Treffer erstellt der Mitarbeiter eine kurze Zusammenfassung:

Vergabeunterlagen zusammenfassen und prüfen#

Hat ein Treffer Ihr Interesse geweckt, lädt der KI-Mitarbeiter die Vergabeunterlagen über Ihr Bieterkonto herunter und erstellt eine Übersicht:

1. 1Leistungsbeschreibung in Kurzform: Was genau wird verlangt, welche Mengen, welcher Zeitraum?
2. 2Checkliste der Unterlagen: Formblätter, Eigenerklärungen, Nachweise, Referenzen, Preisblatt.
3. 3Eignungsprüfung gegen Ihr Profil: Welche Anforderungen erfüllen Sie, wo fehlen Nachweise?
4. 4Unklarheiten: Widersprüche oder Lücken, die sich als Bieterfrage eignen.
5. 5Fristenkalender: Alle Termine in Ihrem Kalender oder in einer Tabelle.

Angebote vorbereiten: was die KI übernimmt und was nicht#

Bei der Angebotserstellung entlastet der KI-Mitarbeiter vor allem bei Fleißarbeit:

• Formblätter mit Ihren Stammdaten vorausfüllen
• Passende Referenzen aus Ihrer Referenzliste heraussuchen
• Textbausteine für Konzepte aus früheren Angeboten zusammenstellen und an die Leistungsbeschreibung anpassen
• Preisblätter aus Ihrer Kalkulation in das geforderte Format übertragen
• Bieterfragen formulieren, die Sie vor dem Absenden freigeben
• Am Ende eine Vollständigkeitsprüfung gegen die Checkliste

Was die KI nicht tut:

• Angebote abgeben. Das Hochladen und Absenden auf der Vergabeplattform erledigt ein Mensch.
• Signieren. Elektronische Signaturen und verbindliche Erklärungen für Ihr Unternehmen gibt nur eine berechtigte Person ab.
• Preise festlegen. Die Kalkulation entscheiden Sie.
• Captchas lösen. Die KI umgeht keine Sicherheitsabfragen, Bestätigungscodes gehen an die verantwortliche Person.

National oder EU-weit: worauf der KI-Mitarbeiter achtet#

Ob eine Vergabe national oder EU-weit ausgeschrieben wird, hängt vom geschätzten Auftragswert und den aktuellen EU-Schwellenwerten ab. Für Sie als Bieter ändert das einiges: Fristen, Formulare und Verfahrensarten unterscheiden sich. Der KI-Mitarbeiter vermerkt deshalb bei jedem Treffer, ob es sich um eine nationale Ausschreibung oder eine EU-weite Bekanntmachung handelt, und passt seine Checkliste an.

Typische Punkte, die er markiert:

• Einheitliche Europäische Eigenerklärung: wird bei EU-weiten Verfahren häufig verlangt und sollte früh vorbereitet werden.
• Präqualifikation: Wenn Sie bereits präqualifiziert sind, vermerkt der Mitarbeiter, welche Nachweise dadurch entfallen können.
• Lose: Viele Aufträge sind in Lose geteilt. Oft passt ein einzelnes Los besser zu Ihrem Unternehmen als der gesamte Auftrag.
• Nebenangebote: Ob sie zugelassen sind, steht in den Unterlagen und ist für Ihre Strategie wichtig.
• Ortsbesichtigung: Ist sie verpflichtend, landet der Termin sofort in Ihrem Kalender.

Auch Bieterfragen gehören zur Routine. Der KI-Mitarbeiter sammelt Widersprüche in den Unterlagen und formuliert daraus sachliche Fragen. Sie lesen sie, ändern bei Bedarf und stellen sie selbst über die Plattform. Antworten des Auftraggebers prüft der Mitarbeiter anschließend auf Auswirkungen für Ihre Checkliste und Kalkulation.

Ein Ablauf für die erste Woche#

1. 1Tag 1: Suchprofil festlegen, eigenes Bieterkonto für den KI-Mitarbeiter anlegen, Tabelle "Vergaben" vorbereiten.
2. 2Tag 2: Erste Suche mitverfolgen. Im Kundenbereich sehen Sie Bildschirmfotos, die sich alle paar Sekunden aktualisieren, und ein Aktionsprotokoll.
3. 3Tag 3: Treffer bewerten und die Kriterien schärfen. Was zu oft durchrutscht, wird zur Ausschlussregel.
4. 4Tag 4: Für eine passende Vergabe die Unterlagen zusammenfassen lassen.
5. 5Tag 5: Checkliste und Formblätter vorbereiten lassen, Ergebnis mit Ihrem eigenen Vorgehen vergleichen.

Mehrere KI-Mitarbeiter für große Vergaben#

Wenn Sie viele Regionen oder Fachbereiche beobachten, lohnt sich ein kleines Team: Ein Mitarbeiter durchsucht die Portale, ein zweiter fasst Unterlagen zusammen, ein dritter bereitet Formblätter vor. Wie so eine Aufteilung funktioniert, lesen Sie im Beitrag KI-Team für Unternehmen. Weitere Beiträge zu Automatisierung finden Sie in der Rubrik Automatisierung.

Was kostet das?#

Ein KI-Team im Tarif SUPER II kostet 24 000 ₽ (≈ 255 $) im Monat und arbeitet rund um die Uhr in seiner eigenen Windows-Umgebung. Ab 5 Teams wird der Preis pro Team günstiger, alle Details finden Sie unter Preise. Vergleichen Sie den Preis mit den Stunden, die Ihr Team heute mit Suchen, Lesen und Formblättern verbringt.

So starten Sie#

Wählen Sie im Katalog der KI-Mitarbeiter die Rolle für Ausschreibungsanalyse, beschreiben Sie Ihr Suchprofil und lassen Sie eine Woche suchen. Passende Rollenpakete finden Sie unter Lösungen. Der Start ist kostenlos und ohne Kreditkarte, in etwa fünf Minuten: jetzt registrieren. Wenn Sie außerdem Unterstützung bei Belegen brauchen, lesen Sie den Beitrag KI Agent Buchhaltung.